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Du erstattest, was zurückgekommen ist, mit Beleg.
Nach der Prüfung hält „Erstattung auslösen“ fest, was der Kunde zurückbekommt: je Produkt einen Betrag aus der Bestellung, dazu eigene Zeilen für Versandkosten oder einen Abzug. Auf Wunsch kommt eine Minusposition in die Bestellung, ein Beleg zur Rechnung und eine E-Mail mit dem Betrag an den Kunden.
Im AdminBestellungen › Rücksendungen › Rücksendung öffnen › Reiter Rücksendung › Karte Erstattungen
Die Karte „Erstattungen“
Welche Produkte warten auf eine Erstattung?
Unter der Karte „Produkte“ steht immer die Karte „Erstattungen“. Sie zeigt jedes Produkt, das mit „Erstattung“ geprüft ist, und jede eigene Zeile einer gespeicherten Erstattung, etwa Versandkosten. Ohne ein solches Produkt steht dort „Noch kein Produkt mit „Erstattung“ geprüft.“
Betrag: Solange das Produkt wartet, steht grau Stück mal Einzelpreis der Bestellung, bei der Regenjacke Nordwind 149,00 €. Nach der Erstattung steht hier der Betrag ihrer Zeile.
Stand: „noch nicht ausgelöst“ ist nur eine Angabe; das Produkt zählt auf dem Dashboard als Aufgabe „Ausgleich offen“.
Nach dem Speichern steht der grüne Chip „erstattet“, darunter „am 07.11.2026“ und „ohne Beleg“ oder der Beleg.
Das Fenster „Erstattung auslösen“
Das Fenster „Erstattung auslösen“ rechnet je Produkt einen Betrag vor
Das Fenster nimmt jedes wartende Produkt mit allen geprüften Stück auf und belegt den Betrag mit Stück mal Einzelpreis der Bestellung vor. Im Bild die Rücksendung 50252 von Sophie Wagner: Regenjacke Nordwind und Bluetooth-Lautsprecher Raumklang, zusammen 278,00 €. Es öffnet sich nur mit dem Knopf, nie von selbst.
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Klicke in der Karte „Erstattungen“ auf Erstattung auslösen. Der Knopf ist blau, solange ein Produkt wartet, und geht immer und beliebig oft, auch ohne geprüftes Produkt, etwa für Versandkosten allein.
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Oben stehen Rücksendung, Bestellung, die neueste Rechnung der Bestellung, hier „keine“, und die Bestellsumme.
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Erstatten inkl. MwSt. ist vorbelegt mit Stück mal Einzelpreis, hier 149. Den Betrag änderst du frei, nur nicht unter 0; Stück und Steuersatz kommen fest aus der Bestellung.
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Der Papierkorb nimmt eine Zeile aus dieser Erstattung; das Produkt wartet weiter in der Karte.
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Rechts unten rechnet der Server nach jeder Änderung neu: „Summe exkl. MwSt.“ 233,61 €, „zzgl. 19 % MwSt.“ 44,39 € und „Erstattung“ 278,00 €.
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Hat die Bestellung noch keine Rechnung, ist der Beleg gesperrt: „Ein Beleg bezieht sich immer auf eine Rechnung.“
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Kunden per E-Mail informieren ist anfangs gesetzt: Der Kunde bekommt die E-Mail „Erstattung“ mit Betrag und Zeilen.
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Unter „Status“ steht, ob die Erstattung die Rücksendung abschließt. Hier bleibt sie auf „Wird bearbeitet“, weil noch ein Produkt auf die Nachlieferung und eines auf B-Ware wartet. Anderen Status wählen lässt trotzdem jeden Status zu.
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Erstattung speichern speichert, und der Admin meldet „Erstattung über 278,00 € gespeichert.“ Gesperrt ist der Knopf, solange keine Summe gerechnet ist oder eine Zeile noch bearbeitet wird.
Versandkosten und Abzug als eigene Zeilen erstatten
Neben den Produkten nimmt eine Erstattung eigene Zeilen auf: die Versandkosten der Bestellung mit einem Klick oder jede Zeile mit eigenem Text, mit Minusbetrag auch als Abzug. Das Beispiel: Max Mustermann hat zwei Strickpullover Fjell zu je 89,95 € bestellt, mit 4,99 € Versandkosten, zusammen 184,89 €. Einer kommt zurück, ohne Etikett. Erstattet werden der Pullover, die Hälfte der Versandkosten und 5,00 € weniger für das fehlende Etikett.
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Versandkosten hinzufügen (4,99 €) übernimmt die vollen Versandkosten der Bestellung als Zeile „Versandkosten“, bei mehreren Steuersätzen je Satz eine Zeile. Danach steht dort „Die Versandkosten stehen in der Liste.“
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Weil nur einer von zwei Pullovern zurückkam, änderst du den Betrag mit dem Stift Bearbeiten von Hand, hier auf 2,50 €. Einen Anteil rechnet das Plugin nicht selbst.
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Zeile hinzufügen legt eine eigene Zeile an, mit dem höchsten Steuersatz der Bestellung und dem Betrag 0.
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Gib einen Text ein, etwa „Abzug Etikett entfernt“, wähle den Steuersatz und trage den Betrag ein, für einen Abzug mit Minus: -5.
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Übernimm die Zeile mit dem Haken. Bis dahin zählt sie nicht mit, und „Erstattung speichern“ ist gesperrt: „1 Zeile ist noch nicht übernommen und zählt noch nicht mit …“
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Die Summen danach: „Erstattung“ 87,45 €, darin 13,96 € Steuer, „Summe exkl. MwSt.“ 73,49 €.
Erstattung zur Rücksendung 50012
Strickpullover Fjell (S), 1 Stück89,95 €
Versandkosten, von Hand statt 4,99 €2,50 €
Abzug Etikett entfernt-5,00 €
Erstattung87,45 €
Steuer je Zeile: Betrag × 19 / 119, gerundet
Strickpullover Fjell (S)14,36 €
Versandkosten0,40 €
Abzug Etikett entfernt-0,80 €
zzgl. 19 % MwSt. zusammen13,96 €
Summe exkl. MwSt.73,49 €
Wie rechnet das Plugin die Erstattung?
Gerechnet wird mit dem Preisrechner von Shopware, nach dem Steuerstatus der Bestellung. Die Rücksendung 50252 aus dem Bild oben zeigt es mit zwei Produkten zu 19 %.
Rücksendung 50252 zur Bestellung 11014
Regenjacke Nordwind (S)149,00 €
Bluetooth-Lautsprecher Raumklang129,00 €
darin Steuer: 23,79 € + 20,60 €44,39 €
Summe exkl. MwSt.233,61 €
Erstattung278,00 €
- Je Produkt ist Einzelpreis mal Stück vorbelegt, gerundet auf die Nachkommastellen der Bestellung.
- Bruttobestellung: Die Beträge sind inklusive Steuer; die Steuer wird je Zeile herausgerechnet (Betrag × Satz / (100 + Satz)) und je Zeile gerundet. Die Steuer je Satz ist die Summe der Zeilen.
- Nettobestellung: Die Spalte heißt „Erstatten exkl. MwSt.“, die Steuer kommt je Zeile dazu (Betrag × Satz / 100). Ein Strickpullover zu 75,59 € netto ergibt 14,36 € Steuer und eine Erstattung von 89,95 €. Eine steuerfreie Bestellung erstattet „steuerfrei“.
- Ein Produktbetrag und die Summe dürfen nicht unter 0 liegen; eine eigene Zeile darf negativ sein und braucht einen Text mit höchstens 255 Zeichen.
- Jedes Produkt steckt in höchstens einer Erstattung; je Rücksendung gibt es beliebig viele Erstattungen.
- Rabatte der Bestellung zieht das Plugin nicht ab; dafür gibt es die eigene Zeile mit Minusbetrag.
Bestellung, Beleg und E-Mail
Minusposition in der Bestellung: wie „Gutschrift hinzufügen“ in Shopware
Ohne Häkchen bleibt die Bestellung, wie sie ist. Mit „Minusposition in der Bestellung anlegen“ schreibt das Plugin je Zeile der Erstattung eine Position mit Minusbetrag in die Bestellung; die Produkte bleiben mit voller Menge stehen, und ein Abzug wird eine Plus-Position.
Setze das Häkchen Minusposition in der Bestellung anlegen; es ist anfangs aus.
Darunter steht jede Position, die in die Bestellung kommt, etwa „Erstattung 50012: 1 × Strickpullover Fjell (S)“, und die Bestellsumme vorher und nachher: 184,89 € → 97,44 €. Die Zahlung der Bestellung behält ihren Betrag.
Mit Minusposition heißt der Beleg „Gutschrift“: Shopwares Beleg mit den Minuspositionen, mit eigener Nummer zur Rechnung 1000.
Hat die Bestellung noch keine Rechnung, steht die Minusposition später mit auf der Rechnung; das Fenster sagt es.
Bestellung 11021 mit Minusposition
Bestellsumme vorher184,89 €
Erstattung 50012: 1 × Strickpullover Fjell (S)-89,95 €
Erstattung 50012: Versandkosten-2,50 €
Erstattung 50012: Abzug Etikett entfernt5,00 €
Bestellsumme danach97,44 €
Der Beleg „Erstattung“ zur Rechnung
Ohne Minusposition schreibt das Plugin auf Wunsch einen eigenen Beleg „Erstattung“ mit eigenem Nummernkreis „Erstattungen Rücksendung“. Er bezieht sich auf die neueste Rechnung der Bestellung; die Rechnung selbst bleibt unverändert. Das Häkchen ist anfangs aus.
Setze das Häkchen Beleg „Erstattung“ zur Rechnung 1000 erstellen. Mit Beleg muss mindestens eine Zeile einen Betrag haben.
Der Beleg heißt etwa „Erstattung Nr. 1001 für Rechnung Nr. 1000“. Rechts oben stehen Kunden-Nr., Bestell-Nr., Datum und die „Rücksendung-Nr. 50012“.
Produkte und Versandkosten stehen mit Minus, ein Abzug mit Plus, Zeilen zu 0,00 € gar nicht. Darunter die Summen und „Der Betrag wird erstattet.“
In der Karte „Erstattungen“ steht danach „Erstattung 1001“ als Link; ein Klick lädt den Beleg. Er steht auch unter „Dokumente“ der Bestellung und im Reiter „Labels und Dokumente“ der Rücksendung.
Welche E-Mail bekommt der Kunde zur Erstattung?
Mit dem Häkchen „Kunden per E-Mail informieren“ schickt der Flow „Rücksendungen - Erstattung - Kunde“ die E-Mail „Erstattung zur Rücksendung 50012“. Der Flow ist ab Werk aktiv; Vorlage und Empfänger zeigt das Kapitel E-Mails.
- Die E-Mail nennt den Betrag und jede Zeile mit Betrag, dazu Gesamtbetrag netto, die Steuer je Satz und den Gesamtbetrag brutto.
- Mit Beleg hängt er als PDF an, etwa „refund_1001.pdf“, bei einer Gutschrift „credit_note_1001.pdf“; ohne Beleg steht „Der Betrag wird erstattet.“
- Ohne Häkchen bekommt der Kunde keine E-Mail.
- Wechselt mit der Erstattung auch der Status, geht dazu die E-Mail des Status, wenn ihr Häkchen im Abschnitt „Status“ gesetzt ist.
- Auf seiner Seite der Rücksendung sieht der Kunde jede Erstattung mit Betrag und Datum, den Beleg dann, wenn er im Kundenkonto angezeigt werden darf.
Häufige Fragen
Zahlt das Plugin die Erstattung an den Kunden aus?
Nein. Die Erstattung hält fest, was der Kunde bekommt, auf Wunsch mit Minusposition, Beleg und E-Mail. Ausgezahlt wird über deinen Zahlungsweg, etwa im Konto des Zahlungsanbieters; Zahlungsstatus und Zahlung der Bestellung bleiben, wie sie sind.
Kann ich die Versandkosten nur anteilig erstatten?
Ja. „Versandkosten hinzufügen“ übernimmt die vollen Versandkosten der Bestellung als eigene Zeile; den Betrag änderst du mit dem Stift von Hand, etwa auf 2,50 € von 4,99 €, wenn einer von zwei Pullovern zurückkommt.
Wie ziehe ich einen Betrag ab, etwa für ein fehlendes Etikett?
Mit „Zeile hinzufügen“: Text wie „Abzug Etikett entfernt“, Steuersatz und Betrag mit Minus, etwa -5,00 €, dann mit dem Haken übernehmen. Die Summe der Erstattung darf nicht unter 0 liegen.
Ändert die Erstattung die Bestellung oder die Rechnung?
Die Rechnung nie. Die Bestellung nur mit dem Häkchen „Minusposition in der Bestellung anlegen“: Dann kommt je Zeile eine Position mit Minusbetrag hinein, wie „Gutschrift hinzufügen“ in Shopware, und die Bestellsumme sinkt.
Was ist der Unterschied zwischen dem Beleg „Erstattung“ und der „Gutschrift“?
Ohne Minusposition schreibt das Plugin den eigenen Beleg „Erstattung“ mit den Zeilen der Erstattung und eigenem Nummernkreis. Mit Minusposition ist es Shopwares Beleg „Gutschrift“ mit den Minuspositionen. Beide beziehen sich auf die neueste Rechnung.
Brauche ich eine Rechnung für den Beleg?
Ja. Ein Beleg bezieht sich immer auf eine Rechnung. Hat die Bestellung noch keine, ist das Häkchen gesperrt; die Erstattung lässt sich trotzdem speichern.
Kann ich zu einer Rücksendung mehrmals erstatten?
Ja, beliebig oft. Jedes Produkt steckt dabei in höchstens einer Erstattung; eigene Zeilen wie Versandkosten gehen in jede Erstattung.
Zieht das Plugin einen Rabatt der Bestellung ab?
Nein. Das Fenster nennt den Rabatt der Bestellung, abgezogen wird er nicht von selbst. Den Anteil ziehst du als eigene Zeile mit Minusbetrag ab.
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