Administration
Erst prüfen, dann bekommt der Kunde sein Label.
Mit der manuellen Freigabe wartet eine neue Rücksendung, bis dein Team sie im Admin freigibt. Bis dahin sieht der Kunde, dass sie geprüft wird, und bekommt weder Rücksendeschein noch Label. So schaust du dir etwa defekte Ware oder Kunden mit vielen Rücksendungen an, bevor das Paket losgeht.
Im AdminBestellungen › Rücksendungen › Rücksendung › Kopfkarte › Freigeben
Wann eine Rücksendung wartet
Nie, immer oder nur, wenn eine Bedingung zutrifft
Ob eine neue Rücksendung wartet, entscheidet die Einstellung Manuelle Freigabe nötig, je Verkaufskanal. Ab Werk steht sie auf „Nie“. Du stellst sie auch im Einrichtungsassistenten in Schritt 6 ein.
So findest du sie in der Konfiguration (Bestellungen › Rücksendungen › Seitenmenü System › Einstellungen):
Karte Manuelle Freigabe › Manuelle Freigabe nötig„Nie“: Jede Rücksendung bekommt Rücksendeschein und Label sofort. „Immer“: Jede neue Rücksendung aus Storefront und Store API wartet auf die Freigabe. „Nur wenn …“: Die Bedingungen darunter werden einmal beim Anlegen geprüft, eine erfüllte genügt. Eine geänderte Vorlage „Rücksendung angelegt“ braucht den Satz zur Prüfung von Hand.
Karte Manuelle Freigabe › RegelGeprüft wird ein Warenkorb nur aus den zurückgeschickten Produkten mit ihren Mengen und den Preisen der Bestellung, dazu Kunde und Bestellung, wie bei der Bedingung „Wenn“ im Flow Builder. So lassen sich etwa bestimmte Produkte, Kategorien oder Tags, der Warenwert der Rücksendung, Kundengruppen oder der Zahlungsstatus der Bestellung prüfen. Shopware zeigt an der Regel nicht an, dass sie hier genutzt wird; eine gelöschte Regel gilt als nicht erfüllt.
Karte Manuelle Freigabe › GründeTrifft zu, wenn bei mindestens einem Produkt einer dieser Gründe gewählt ist, etwa „Produkt defekt“. Leer: nicht geprüft.
Karte Manuelle Freigabe › VorgehensweisenTrifft zu, wenn bei mindestens einem Produkt eine dieser Vorgehensweisen gewählt ist, etwa „Ersatzlieferung anfordern“. Leer: nicht geprüft.
Karte Manuelle Freigabe › VersandwegeTrifft zu, wenn der Kunde einen dieser Versandwege wählt, etwa „Selbst versenden“. Leer: nicht geprüft.
Karte Manuelle Freigabe › Anzahl der Rücksendungen des KundenTrifft zu, wenn der Kunde im Zeitraum darunter so viele Rücksendungen hat, die neue mitgezählt; bei 3 ab der dritten. Leer oder 0: nicht geprüft.
Karte Manuelle Freigabe › Zeitraum der Rücksendungen des Kunden in MonatenDie Monate vor dem Anlegen, in denen die Rücksendungen des Kunden für „Anzahl der Rücksendungen des Kunden“ gezählt werden, etwa 12.
Woran du eine wartende Rücksendung erkennst
Fünf Stellen zeigen, dass eine Rücksendung auf die Freigabe wartet
Eine Rücksendung wartet, solange sie nicht freigegeben und nicht abgelehnt ist. Wer beim Anlegen keine Freigabe brauchte, ist von Anfang an freigegeben.
Kopfkarte: direkt unter dem Band der gelbe Streifen „Freigabe offen: Der Kunde bekommt Rücksendeschein und Label erst nach der Freigabe.“, darunter die erfüllten Bedingungen. Bei „Immer“ fehlt die Zeile mit den Bedingungen.
Liste: in der Spalte „Freigabe“ ein gelbes „Offen“; der Tooltip nennt dieselben Bedingungen.
Filter: der Schalter „Nur mit offener Freigabe“ unter „Aufgaben“ zeigt alle wartenden.
Dashboard: die Aufgabe „Rücksendungen warten auf die Freigabe“ mit dem Alter der ältesten und dem Link „Freigabe offen ›“.
Reiter an Bestellung und Kunde: neben dem Status ein gelber Chip „Freigabe offen“.
Freigeben
So gibst du eine Rücksendung frei
Freigegeben wird je Rücksendung, auf ihrer Seite. Vorher siehst du dir an, was der Kunde angegeben hat, etwa Grund, Kommentar und Fotos in der Karte „Produkte“.
- 1
Öffne die Rücksendung und klicke im gelben Streifen auf Freigeben.
- 2
Das Fenster Rücksendung freigeben nennt Nummer und Kunde: „Rücksendung 50289 von Sophie Wagner: Danach bekommt der Kunde Rücksendeschein und Label.“
- 3
Kunden per E-Mail informieren ist gesetzt: Der Kunde bekommt die E-Mail „Rücksendung freigegeben“. Den Rücksendeschein hängt sie nach der Einstellung „Anhänge der E-Mail beim Anlegen“ an.
- 4
Label anhängen legt das Label in dieselbe E-Mail. Das Häkchen steht nur da, wenn die Rücksendung ein Label bekäme, also nicht bei „Selbst versenden“, und es ist vorgewählt, wenn „Anhänge der E-Mail beim Anlegen“ auf „Rücksendeschein und Label anhängen“ steht.
- 5
Klicke auf Freigeben. Die Meldung „Rücksendung 50289 freigegeben.“ bestätigt es; der Streifen verschwindet.
Was nach der Freigabe gilt
Ab der Freigabe bekommt der Kunde Rücksendeschein und Label, auf der Seite seiner Rücksendung und mit der E-Mail. Der Status bleibt, wie er ist: Die Freigabe ist kein Schritt der Schrittleiste.
Der Verlauf nennt „Freigegeben“ mit dem Benutzer und „Kunde per E-Mail informiert, Label angehängt“ oder „ohne E-Mail an den Kunden“.
Direkt darüber die E-Mail an den Kunden mit ihrem Betreff.
Hängt die E-Mail ein Label an, entsteht es beim Versand der E-Mail, wenn es noch keins gibt; der Verlauf zeigt es als „Label erstellt“ mit der Sendungsnummer.
Außerdem:
- In der Liste steht unter „Freigabe“ kein „Offen“ mehr, das Dashboard zählt die Rücksendung nicht mehr unter „Freigabe offen“.
- Eine zweite Freigabe ändert nichts.
- Im Admin gehen Rücksendeschein und Label auch vor der Freigabe; beim Label steht dann eine Warnung.
Ablehnen und im Admin anlegen
Ablehnen statt freigeben
Passt die Rücksendung nicht, lehnst du sie über die Karte „Status“ ab, nicht über den Streifen. Eine abgelehnte Rücksendung wartet nicht mehr auf die Freigabe. Abgelehnt wird immer von Hand.
Klicke in der Karte „Status“ auf Ablehnen.
Das Fenster „Status ändern“ schlägt „Abgelehnt“ vor und sagt, dass die Rücksendung damit abgeschlossen ist; die E-Mail an den Kunden ist vorgewählt. Mit einer Nachricht im Reiter „Kommunikation“ erklärst du dem Kunden vorher, warum.
Im Admin angelegt: „Gleich freigeben“
Legt dein Team eine Rücksendung im Admin an, etwa nach einem Anruf, steht im Fenster das Häkchen Gleich freigeben, sobald der Verkaufskanal eine Freigabe verlangt. Wie das Anlegen geht, zeigt das Kapitel Im Admin anlegen.
Anfangs gesetzt: Die Rücksendung ist gleich freigegeben. Ohne Häkchen wartet sie bei „Immer“; bei „Nur wenn eine Bedingung zutrifft“ entscheiden die Bedingungen wie bei Kunden, nur ohne den Versandweg. Der Verlauf sagt dann „wartet auf Freigabe (ohne „Gleich freigeben“)“. Bei „Nie“ fehlt das Häkchen.
Häufige Fragen
Was sieht der Kunde, solange die Freigabe fehlt?
Auf der Seite seiner Rücksendung steht, dass sie geprüft wird. Rücksendeschein und Label bekommt er erst nach der Freigabe, auch nicht über die Store API.
Ändert die Freigabe den Status?
Nein. Der Status bleibt, wie er ist; die Freigabe steht nur im Verlauf. Weiter geht es wie immer über die Karte „Status“.
Kann ich nur Kunden mit vielen Rücksendungen prüfen lassen?
Ja. Stelle „Manuelle Freigabe nötig“ auf „Nur wenn eine Bedingung zutrifft“ und trage unter „Anzahl der Rücksendungen des Kunden“ ein, ab der wievielten Rücksendung in wie vielen Monaten gewartet wird, etwa ab der vierten in 12 Monaten.
Kann ich mehrere Rücksendungen auf einmal freigeben?
Nein. Freigegeben wird je Rücksendung auf ihrer Seite. Der Filter „Nur mit offener Freigabe“ zeigt alle wartenden, damit du sie der Reihe nach öffnest.
Gelten geänderte Bedingungen auch für Rücksendungen, die schon warten?
Nein. Die Bedingungen werden einmal beim Anlegen geprüft und an der Rücksendung gespeichert. Spätere Änderungen gelten nur für neue Rücksendungen.
Kann ich im Admin ein Label erstellen, bevor ich freigebe?
Ja. Im Admin gehen Rücksendeschein und Label auch vor der Freigabe; das Fenster „Label erstellen“ zeigt dann eine Warnung. Der Kunde bekommt das Label trotzdem erst nach der Freigabe.
Ist die manuelle Freigabe dasselbe wie RMA?
Die Freigabe ist der Teil von RMA (Return Merchandise Authorization), bei dem der Shop einer Rücksendung zustimmt, bevor das Paket losgeht. Die Nummer dazu ist die Rücksendungsnummer aus dem Nummernkreis „Rücksendungen“, die jede Rücksendung von Anfang an hat.
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