Administration
Rückfragen klären, ohne das Postfach zu wechseln.
Nachrichten stehen an der Rücksendung selbst, für Kunde und Team. Der Kunde schreibt auf der Seite seiner Rücksendung, dein Team im Admin im Reiter „Kommunikation“. Beide sehen dieselbe Unterhaltung, und interne Notizen bleiben im Team.
Im AdminBestellungen › Rücksendungen › Rücksendung › Reiter Kommunikation
Die Unterhaltung
Eine Unterhaltung, die Kunde und Team gleich sehen
Die Karte „Nachrichten“ zeigt die Unterhaltung zur Rücksendung, älteste oben. Der Untertitel sagt, unter welchem Namen der Kunde die Nachrichten des Shops sieht: unter dem Namen des Verkaufskanals, hier „Demostore“.
Zuerst steht der Kommentar, den der Kunde beim Anlegen geschrieben hat, als Nachricht „Kunde“ mit „beim Anlegen“.
Nachrichten des Kunden stehen links, weiß mit Rand, mit seinem Namen. Fotos und Dateien hängen als Links darunter und laden mit ihrem Namen herunter.
„per E-Mail“ heißt: Eine E-Mail über diese Nachricht hat die andere Seite erreicht, bei einer Nachricht des Kunden das Team, bei einer des Shops den Kunden.
Nachrichten des Shops stehen rechts, hellblau mit dem Chip „Shop“ und dem Benutzer, der schrieb.
Interne Notizen stehen rechts, hellgelb mit dem Chip „Intern“. Der Kunde sieht sie nie.
Schreiben
So schreibst du dem Kunden eine Nachricht
Unter der Unterhaltung steht das Feld für die nächste Nachricht. Sie geht an die Seite der Rücksendung und, mit Häkchen, als E-Mail an den Kunden.
- 1
Öffne die Rücksendung und den Reiter Kommunikation.
- 2
Schreibe in Neue Nachricht, höchstens 5.000 Zeichen.
- 3
Hänge mit Dateien anhängen bei Bedarf bis zu drei Fotos oder Dateien an; jede Wahl kommt dazu, ✕ nimmt eine wieder weg.
- 4
Lass Kunden per E-Mail informieren gesetzt, damit der Kunde eine E-Mail zur neuen Nachricht bekommt.
- 5
Klicke auf Senden; ohne Text bleibt der Knopf gesperrt. Die Meldung „Nachricht gesendet.“ bestätigt es, und „Antwort offen“ ist weg.
Interne Notiz: was nur das Team wissen muss
Eine interne Notiz steht in derselben Unterhaltung, ist für den Kunden aber unsichtbar, etwa „39 im Lager reserviert. Kleid nach dem Eingang erst waschen lassen.“. Sie schickt nie eine E-Mail und lässt „Antwort offen“ stehen.
Setze Interne Notiz (für den Kunden nicht sichtbar). Das Häkchen für die E-Mail verschwindet.
Das Feld sagt jetzt „Notiz für das Team …“; auch eine Notiz kann Dateien tragen.
Notiz speichern legt sie ab; die Meldung sagt „Notiz gespeichert.“.
Fotos und Dateien an Nachrichten erlauben
Ab Werk tragen Nachrichten keine Dateien. Mit der Einstellung hängen Kunde und Shop an jede Nachricht bis zu drei Fotos oder Dateien, etwa ein Foto vom Schaden bei Tageslicht. Größte Datei und erlaubte Typen gelten wie für die Fotos beim Anlegen.
Dateien anhängen steht nur mit der Einstellung da.
Der Satz darunter nennt die Grenze: „Bis zu drei Dateien; Typen und Größe wie in den Einstellungen „Fotos und Dateien“.“ Ist eine Datei zu groß oder von einem anderen Typ, nennt die Meldung ihren Namen.
Die Einstellung steht in der Konfiguration (Bestellungen › Rücksendungen › Seitenmenü System › Einstellungen) und im Einrichtungsassistenten, Schritt 5:
Karte Fotos und Dateien › Dateien an Nachrichten erlaubenKunde und Shop können an eine Nachricht bis zu drei Fotos oder Dateien hängen, mit Größe und Typen von oben. Aus: Nachrichten nur als Text.
Wer auf wen wartet
„Antwort offen“: wenn der Kunde zuletzt geschrieben hat
Schreibt der Kunde, ist die Rücksendung „Antwort offen“, bis dein Team ihm antwortet. Eine interne Notiz ändert daran nichts, und der Kommentar beim Anlegen setzt es nicht.
Kopfkarte: unter „Nachrichten“ gelb „Antwort offen“.
Liste: in der Spalte „Antwort“ ein gelbes „Offen“.
Filter: „Nur mit offener Antwort“ unter „Aufgaben“.
Dashboard: die Aufgabe „Kunden warten auf eine Antwort“ mit dem Alter der ältesten Nachricht.
Welche E-Mails Nachrichten auslösen, und unter welchem Namen
Jede E-Mail kommt aus einem Flow; welche das Plugin mitbringt, zeigt das Kapitel E-Mails.
- Eine Nachricht des Shops löst „Nachricht vom Shop“ aus; die E-Mail an den Kunden geht nur mit dem Häkchen „Kunden per E-Mail informieren“.
- Eine Nachricht des Kunden setzt „Antwort offen“ und schickt dem Team eine E-Mail, wenn ihr Flow aktiv ist.
- Eine interne Notiz schickt nie eine E-Mail.
- Nachrichten des Shops stehen beim Kunden und in seiner E-Mail unter dem Namen des Verkaufskanals, in der Sprache des Flows; Nachrichten des Kunden unter seinem Namen. Den Absendernamen bestimmt der Verkaufskanal.
Ohne Nachricht, und was für gesendete Nachrichten gilt
Gibt es weder eine Nachricht noch einen Kommentar beim Anlegen, steht in der Karte „Noch keine Nachrichten.“. Eine gesendete Nachricht bleibt, wie sie ist: Der Kunde hat sie gesehen, deshalb lässt sie sich weder bearbeiten noch löschen.
„Noch keine Nachrichten.“ mit dem Feld für die erste darunter.
Häufige Fragen
Sieht der Kunde interne Notizen?
Nein. Interne Notizen stehen nur im Admin, hellgelb mit dem Chip „Intern“. Sie schicken keine E-Mail und erscheinen nicht auf der Seite der Rücksendung.
Bekommt der Kunde jede Nachricht per E-Mail?
Nur mit dem Häkchen „Kunden per E-Mail informieren“ und einem aktiven Flow „Nachricht vom Shop“. Auf der Seite seiner Rücksendung sieht er jede Nachricht des Shops.
Unter welchem Namen sieht der Kunde die Nachrichten des Shops?
Unter dem Namen des Verkaufskanals, auf der Seite der Rücksendung und in der E-Mail. Der Untertitel der Karte „Nachrichten“ nennt ihn.
Kann der Kunde Fotos schicken?
Ja, wenn „Dateien an Nachrichten erlauben“ an ist: bis zu drei Fotos oder Dateien je Nachricht, in Größe und Typ wie bei den Fotos beim Anlegen.
Kann ich eine Nachricht nachträglich ändern oder löschen?
Nein. Der Kunde hat sie gesehen, deshalb bleibt sie, wie sie ist. Eine Korrektur schreibst du als neue Nachricht.
Wie sehe ich, welche Kunden auf eine Antwort warten?
Am gelben „Offen“ in der Spalte „Antwort“ der Liste, mit dem Filter „Nur mit offener Antwort“, an der Aufgabe im Dashboard und an „Antwort offen“ in der Kopfkarte.
Was wurde aus dem öffentlichen und dem internen Kommentar?
Das Update macht aus dem öffentlichen Kommentar des Shops eine Nachricht an den Kunden und aus dem internen eine interne Notiz. Der Kommentar des Kunden bleibt.
Weitere Kapitel